L’IA en comptabilité : moins de tri, plus de temps pour juger

La comptabilité implique des lectures répétées, du tri et des demandes de précisions. Qu’a-t-on acheté ? Est-ce cohérent avec l’activité du client ? Les informations suffisent-elles pour un traitement correct ? L’IA peut assister ces tâches de compréhension du texte. Les calculs, les correspondances exactes et les règles comptables établies doivent être exécutés par un logiciel fiable. Un système utile relie ces activités pour laisser davantage d’attention aux exceptions et aux décisions.

MechaAnetka est un projet de gestion des processus comptables connecté au système national polonais de facturation électronique KSeF. Comme l’explique le ministère polonais des Finances, les factures KSeF utilisent un format XML structuré. Le projet lit directement ces champs et prépare le vendeur, l’acheteur, le total et les lignes de facture pour l’examen. Cette préparation relève de l’automatisation logicielle classique. L’IA intervient pour interpréter les descriptions des achats. Pour des scans ou des PDF, une étape préalable pourrait extraire les données, à comparer ensuite avec l’original.

Les exemples décrivent l’implémentation de MechaAnetka examinée pour cet article. Ils ne prouvent ni un usage en production, ni des gains de temps mesurés, ni un taux de précision. Les scénarios d’achat sont illustratifs et ne contiennent aucune donnée client.

Un même article peut avoir des significations différentes selon le client. Des jouets peuvent constituer le stock d’un magasin ou du matériel pour une crèche. Pour une autre activité, ils pourraient appeler une question. MechaAnetka transmet à l’IA une description de l’activité rédigée par le comptable, avec les données de la facture. L’analyse répond à deux questions précises : l’achat concerne-t-il un véhicule et présente-t-il des indices d’usage personnel ? Le résultat est un signalement à examiner, et non une décision sur la déductibilité.

Un contexte incomplet peut justifier une demande d’information. Il ne prouve pas qu’une dépense est privée. L’absence de signalement ne prouve pas non plus que son traitement comptable est correct.

Imaginons une facture pour des pneus et une vidange, sans immatriculation. Un modèle de langage peut reconnaître le lien avec un véhicule lorsqu’aucune correspondance exacte n’est possible. MechaAnetka compare d’abord les immatriculations et numéros d’identification disponibles aux véhicules enregistrés pour le client. Une correspondance suit le parcours existant fondé sur des règles et évite l’analyse par l’IA. Les achats sans correspondance peuvent parvenir au modèle, qui signale des frais de véhicule ou un éventuel achat personnel.

• Libellés précis: Du carburant, des pneus ou une réparation automobile décrite précisément donnent des éléments concrets à examiner.

• Libellés ambigus: « Prestations de maintenance » peut aussi désigner de l’assistance informatique ou de l’entretien de matériel. Les instructions du modèle distinguent explicitement ces cas.

• Vérification humaine: Le comptable peut examiner la facture, confirmer le véhicule concerné et appliquer le traitement approprié à partir de l’ensemble des faits.

Un signalement est utile si quelqu’un peut le retrouver et le traiter. MechaAnetka enregistre le résultat sur la facture et permet de marquer le cas comme résolu. Les analyses ayant échoué sont enregistrées séparément et peuvent être relancées. Un échec doit rester visible au lieu de ressembler à une vérification terminée sans anomalie. Le résultat de l’IA devient ainsi une étape gérable du processus comptable.

Le classificateur actuel renvoie deux signaux oui/non. Il ne fournit ni explication écrite ni score de confiance. Le comptable doit toujours consulter les détails de la facture.

La même approche peut s’appliquer à d’autres tâches. Il s’agit d’extensions possibles, et non de fonctions vérifiées dans l’implémentation d’examen des factures de MechaAnetka :

• Questions aux clients: Préparer une demande concise pour une pièce manquante ou l’objet professionnel d’un achat. Le comptable la vérifie avant l’envoi.

• Aide au rapprochement: Proposer des correspondances lorsque les libellés des paiements diffèrent des références des factures. Confirmer montants, dates, devise et pièces justificatives avant validation.

• Commentaires de fin de mois: Transformer des chiffres vérifiés en une première explication pour le client. Contrôler chaque nombre et distinguer une variation constatée d’une cause supposée.

• Réception des documents: Suggérer des types de documents et extraire des champs des fichiers reçus, tout en conservant l’original pour vérification.

Les ressources de l’ICAEW sur les compétences en IA soulignent la nécessité d’un examen humain attentif des modèles financiers construits avec l’IA. Cette rigueur s’applique aussi aux factures : garder l’original accessible, rendre les cas ouverts visibles et définir qui peut approuver les modifications. Déterminer quelles données client sont nécessaires au modèle, où elles sont traitées et qui peut y accéder. Les signalements doivent soutenir le jugement professionnel. Ils ne devraient pas déclencher seuls des déclarations fiscales, des paiements ou des décisions comptables définitives.

Choisissez une tâche délimitée, comme repérer les factures d’achat nécessitant une précision sur un véhicule. Avant d’élargir le périmètre, comparez le processus assisté par l’IA à un échantillon examiné par un comptable. Incluez des cas clairs, des descriptions ambiguës et des informations manquantes. Vérifiez les factures signalées ainsi qu’un échantillon des autres pour identifier également les problèmes manqués.

• Temps consacré: Mesurer le temps total d’examen et de correction, y compris le suivi.

• Signalements utiles: Suivre les alertes qui conduisent à une question ou une correction pertinente, et celles qui créent du travail inutile.

• Omissions et échecs: Consigner les problèmes trouvés dans les factures non signalées et les analyses non terminées.

Un pilote utile doit montrer que l’équipe prend des décisions fondées avec moins d’efforts. Le seul nombre de factures envoyées à un modèle dit peu de choses.