AI в счетоводството: по-малко сортиране, повече време за преценка

Счетоводството включва многократно четене, сортиране и търсене на контекст. Какво е купено? Свързано ли е с дейността на клиента? Достатъчна ли е информацията за правилното му отчитане? AI може да подпомогне тези задачи, които изискват разбиране на текст. Изчисленията, точните съвпадения и установените счетоводни правила трябва да се изпълняват от надежден софтуер. Полезната система свързва тези дейности и оставя повече внимание за изключенията и решенията.

MechaAnetka е проект за счетоводни процеси с интеграция към полската национална система за електронни фактури KSeF. Полското Министерство на финансите обяснява, че фактурите в KSeF използват структуриран XML формат. Проектът прочита полетата директно и подготвя продавач, купувач, обща сума и позиции за преглед. Това е стандартна софтуерна автоматизация. AI се включва при тълкуването на описанията на покупките. При сканирани документи или PDF файлове извличането на данни може да е предходна стъпка, като стойностите се сверяват с оригинала.

Примерите от MechaAnetka описват прегледаната за тази статия реализация. Те не доказват използване в продукционна среда, измерени икономии на време или точност. Сценариите с покупки са илюстративни и не съдържат клиентски данни.

Една и съща стока може да означава различни неща за различни клиенти. Детските играчки могат да са стока за магазин или материали за детска градина. При несвързана дейност може да е необходим въпрос. MechaAnetka подава на AI описание на дейността, написано от счетоводителя, заедно с данните от фактурата. Прегледът задава два тесни въпроса: свързана ли е покупката с превозно средство и има ли признаци за лична употреба? Резултатът е сигнал за преглед, а не решение за данъчно признаване.

Липсата на контекст е повод да се потърси информация. Тя не доказва личен разход, а липсата на сигнал не доказва правилно счетоводно третиране.

Представете си фактура за гуми и смяна на масло без регистрационен номер. Езиков модел може да разпознае връзката с автомобил, когато няма възможност за точно съпоставяне. В MechaAnetka софтуерът първо проверява наличните регистрационни номера и VIN спрямо автомобилите на клиента. При съвпадение се използват съществуващите правила и AI прегледът се пропуска. Покупки без съвпадение могат да достигнат до AI, който да ги отбележи като автомобилен разход или възможна лична покупка.

• Ясно описание: Гориво, гуми или конкретен автомобилен ремонт дават реална основа за прегледа.

• Двусмислено описание: Само „сервизни услуги“ може да означава поддръжка на софтуер или техника. Инструкциите към модела изрично разграничават тези случаи.

• Последваща проверка: Счетоводителят може да прегледа фактурата, да установи за кой автомобил се отнася и да приложи правилното третиране според всички факти.

Сигналът е полезен, ако някой може да го намери и обработи. MechaAnetka записва резултата към фактурата и позволява случаят да се отбележи като разрешен. Неуспешните AI проверки се записват отделно и могат да се повторят. Неуспешната проверка трябва да остане видима, вместо да изглежда като завършена проверка без забележки. Така AI резултатът става управляема част от счетоводния процес.

Текущият класификатор връща два отговора „да/не“. Не предоставя писмено обяснение или оценка на увереността. Счетоводителят трябва да прегледа данните във фактурата.

Същият подход може да се разшири към други задачи. Това са възможни допълнения, а не функции, потвърдени в реализацията за преглед на фактури в MechaAnetka:

• Въпроси към клиенти: Подготовка на кратко запитване за липсващ документ или целта на покупка. Счетоводител го проверява преди изпращане.

• Помощ при съпоставяне на плащания: Предложения за връзки между плащания и фактури с различни описания. Сумите, датите, валутата и доказателствата се проверяват преди потвърждение.

• Месечни обяснения: Чернова на обяснение за клиента въз основа на проверени отчетни данни. Всяко число се сверява, а установената промяна се различава от предполагаемата причина.

• Приемане на документи: Предлагане на тип документ и извличане на полета от входящи файлове със запазен оригинал за проверка.

Материалите на ICAEW за AI умения подчертават необходимостта от внимателен човешки преглед на финансови модели, създадени с помощта на AI. Същият подход е полезен и при фактурите: пазете оригинала достъпен, показвайте нерешените случаи и определете кой може да одобрява промени. Уточнете кои клиентски данни са необходими на модела, къде се обработват и кой има достъп. Сигналите трябва да подпомагат професионалната преценка, без самостоятелно да задействат декларации, плащания или окончателни счетоводни решения.

Изберете ограничена задача, например откриване на фактури за покупки, които изискват уточнение за автомобил. Преди разширяване сравнете процеса с извадка, проверена от счетоводител. Включете ясни случаи, двусмислени описания и липсващи данни. Проверявайте както отбелязаните фактури, така и извадка от останалите, за да откриете и пропуснатите проблеми.

• Изразходвано време: Измервайте общото време за преглед и корекции, включително последващата работа.

• Полезни сигнали: Следете кои сигнали водят до смислен въпрос или корекция и кои създават излишна работа.

• Пропуски и неуспешни проверки: Записвайте проблемите в неотбелязаните фактури и проверките, които не са завършили.

Полезният пилот трябва да покаже, че екипът стига до обосновани решения с по-малко усилия. Самият брой фактури, изпратени към AI, не е достатъчен показател.